Microsoft Projectの使い方の基本がわかる!

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STEP 6-2: プロジェクトの進捗管理-タスク未完了分の再見積りと入力

      2016/09/27

msp_step6
前回、Microsoft Projectで実績を入力する際に使用するフィールドを紹介しました。

今回は、実際にどのように入力するかについて説明します。
・いつ着手したのか?   ⇒  実績開始日
・実績はどれぐらいか?  ⇒  実績期間(もしくは作業時間)
・あとどれどらいか?   ⇒  残存期間(もしくは残存作業時間)
・いつ完了したのか?   ⇒  実績終了日
・どれぐらい進んだのか? ⇒  達成率(もしくは作業時間の達成率)

実績の入力の方法は大きく分けると以下の二つあります。
・タスク単位: タスクごとに実績を入力する
・リソース割り当て単位: 割り当てたリソースごとに実績を入力する

タスク単位の場合は、タスク全体でまとめて入力するのに加えて、タイムスケールの時間枠に対しても入力できます。リソース単位の場合は、タイムスケールの時間枠に対してのみ入力できます。

タスク単位: タスク全体でまとめて、あるいはタイムスケールの時間枠
リソース単位: タイムスケールの時間枠

ただし、同じタスクに対しては、一つの方法で統一して入力するようにしましょう。

それでは、具体的にどのように実績を入力するのか見ていきましょう。

メニューから[表示] – [タスク ビュー]の[タスク配分状況]をクリックします。

これはタスク配分状況ビューを呼ばれ、タスクとリソースの割り当てを時間軸で表示できるものです。左側のテーブルは、一見するとガントチャートのものと似ていますが、タスクの行の下にリソースの割り当ての行も表示されているところが異なります。
taskusage01
ここで実績入力用にテーブルを変更しましょう。[表示] – [データ]グループの[テーブル]の下向き三角▼をクリックし、[進捗管理]テーブルをクリックします。
taskusage_viewmenu01
このテーブルには、実績の入力に便利なフィールドが設定になっています。

まず以下の条件で、タスク単位で実績を入力する方法を見てみます。

入力対象: タスク単位
時間の範囲: 期間全体
タスクの種類: 期間固定

以下の順番で入力をしていきます。
1. タスク行の[実績開始日]にタスクに着手した日付を入力する。
2. タスク行の[実績期間]セルに実際に消費した時間を入力する。
※この時点で、[残存期間]の数値が変化することに注目しましょう。[実績期間]に入力した時間の分だけ、[残存期間]の時間が減少しているはずです。
3. [残存期間]セルにあとどれだけの時間が必要になるか見積りを入力する。
※予定通りであれば、すでに時間が計算されているので入力は不要です。現時点の進捗が予定と異なる場合にのみ入力します。簡単に言うと、当初の予定より時間が多く時間がかかりそう、もしくは少なくて済みそうな場合です。

例えば、当初の見積りより時間が必要だとわかったという場合、[残存期間]にその分を上乗せして入力することで、タスク全体の[期間]もその分増加することになります。

例:
期間: 5日

1. [実績期間]に「2日」を入力
2. [残存期間]に「4日」を入力

結果:
期間: 6日 = 2日 + 4日
達成率: 33.33% = 2日 ÷ 6日

上記の例のように、実績を入力すると現在計画の期間は変更されます。
taskusage03
次にリソース単位で実績を入力する方法を見てみましょう。

入力対象: リソース単位
時間の範囲: 特定期間
タスクの種類: 作業時間固定

以下の順番で入力をしていきます。
1. メニューから[書式] – [詳細]の[実績作業時間]をチェックする
※ 右側のタイムスケール領域に[実作業(実績作業時間)]の行が表示される
2. テーブルの右端の[新しい列の追加]で[残存作業時間]列を追加する
3. タイムスケール領域で、リソース割り当て行の特定の日の[実作業]セルに実際に消費した作業時間を入力する
※この時点で、テーブルの[残存作業時間]の数値が変化することに注目しましょう。[実作業]に入力した時間の分だけ、[残存作業時間]の時間が減少しています。
3. テーブルのリソース割り当て行の[残存作業時間]列にあとどれだけの時間が必要になるか見積りを入力する
※タイムスケール領域の特定の日の[作業(作業時間)]の時間数が計算により変更されます。
taskusage04
ここでガントチャートで現在の状況を確認してみましょう。メニューから[タスク] – [ガント チャート]の下向き三角▼をクリックし、[ガント チャート (進捗管理)]をクリックします。
taskusage_viewmenu01
右側のバーを観てみると、基準計画と現在計画のバーにズレが生じているのが分かります。さらに実績を入力したタスクの[達成率]が計算され、達成度が右のバーにも反映されています。その結果、現状のままではプロジェクトの終了が期限に間に合わないことも明確になります。
trackingGantt01
このように実績と残存を報告の度に入力していくことで、達成率も自動的に計算されます。そして、現在のプロジェクトの本当の進捗状況を把握することができるため、早いタイミングで対策を打つことができます。

以上が、実績入力の基本となります。

次回からはMicrosoft Projectのレポート機能について説明します。

 - Project 2013, プロジェクト作成の7ステップ, 活用方法 ,

Comment

  1. 松本 あみ より:

    MicrosoftProjectに関して不明点があり、こちらにたどりつきました。
    本項目とは異なってしまうかもしれませんが、ガントチャートが「リソース配分状況」で表示されたとき、曜日別の作業時間が表示されます。

    こちらの作業時間の詳細項目をクリックして編集することが、
    作成したユーザーでなければ編集できず、異なるユーザーが詳細項目の時間を直接変更しようとしてもできません。

    どういった設定を行えば、直接詳細項目を編集できるようになるのでしょうか。もしご存知でしたらご確認のほどよろしくお願いいたします。

  2. 松本様

    Project Standard/Project Professionalをお使いでしょうか。その場合は、特にユーザーによる制限というのはありませんので普通に編集は可能です。

    もしProject Web Appをお使いの場合は、ユーザーの権限の設定によって変わってきます。こちらはProject Serverの管理者にご相談いただく必要があります。

    詳しい状況が不明なので、このような回答になってしまいますが何かの参考になれば幸いです。

  3. 松本あみ より:

    ご返信ありがとうございました。
    使用しているのはProject Professional PlusでWeb Appではございません。
    ユーザー権限ではなく、下記のような状態になるのはどのような時でしょうか。
    何度も申し訳ございませんが
    ご確認のほどよろしくお願いいたします。

    状況:mppファイルの編集時
    ガントチャート表示:リソース配分状況
    現象:タイムスケールの詳細項目の工数時間を直接編集しようとすると編集ができず
       グレー表示になっています。
       元のPC(ユーザー)では編集ができます。

    タイムスケール部分の詳細項目の時間を
    編集できるようにするにはどのようにしたら良いでしょうか。

  4. MSPROJECTPRO管理人 より:

    松本様

    リソース配分状況ビューのタイムスケール領域では、ID番号の付いていないタスク割り当て行のみが編集可能になっていますが、ここがユーザーによって編集できなくなるということは仕様上はないはずです。

    場合によっては、ファイルに不具合が発生していることもあるため、ファイルそのものを調査してみないと何とも言えないところがあります。

    もしお困りでしたら、マイクロソフトのサポートにお問い合わせいただくことをお勧めいたします。

    お役に立てず申し訳ありません。

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