Microsoft Projectの使い方の基本がわかる!

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STEP 6-1: プロジェクトの進捗管理-実績の入力

      2015/06/15

msp_step6
プロジェクトが開始されたら、定期的に進捗の管理をする必要があります。

Microsoft Projectでは、進捗を表す指標として「達成率」というフィールドが存在します。

リボンメニューの[タスク] – [スケジュール]グループを見てください。バーに[0%][25%]のように%表記のあるボタンが5つあります。これで達成率を入力することができます。
percentcompletebutton01
ただし、これで達成率を直接入力することはあまりおススメできません。

というのは、達成率だけを入力しても、実際の状況がどうなっているのかわからないからです。一口に進捗と言っても、実際には以下のようなさまざまな要素が含まれています。

・いつ着手したのか?
・実績はどれぐらいか?
・あとどれどらいか?
・いつ完了したのか?
・どれぐらい進んだのか?

達成率はあくまでもタスク全体のうちどれだけ進んだかという割合を示しているだけです。つまり、上記のうち最後の要素「どれぐらい進んだのか?」について入力しているだけということになります。これだけでは進捗の把握にはならないことがおわかりかと思います。

これらの進捗を測る要素をMicrosoft Projectのフィールドで表すと以下のようになります。

・いつ着手したのか?   ⇒  実績開始日
・実績はどれぐらいか?  ⇒  実績期間(もしくは作業時間)
・あとどれどらいか?   ⇒  残存期間(もしくは残存作業時間)
・いつ完了したのか?   ⇒  実績終了日
・どれぐらい進んだのか? ⇒  達成率(もしくは作業時間の達成率)

実際には上から4つの要素を明確にすれば、達成率についてはMicrosoft Projectが自動的に計算してくれます。

実績の入力方法は、運用によってさまざまです。したがって、今回はMicrosoft Projectを使う場合に推奨されるもっとも典型的な方法を紹介します。

Microsoft Projectでの実績の入力を行う際は、次の順番で考えましょう。

1.実績開始日:
着手日が予定と異なる場合には必ず入力する。
2.実績期間/実績作業時間:
実際に消費した期間/作業時間(見積りを行った方)を入力する。
3.残存期間/残存作業時間:
現時点での残りの期間/作業時間(見積りを行った方)の見積り値を入力する。
4.実績終了日:
残存期間/残存作業時間がゼロになった時点に設定される。入力した場合、残存期間/残存作業時間がゼロになる。
5.達成率:
実績と残存を入力することにより計算されるので基本的には入力しない。

今回は実績入力の考え方について説明しました。

次回は、実際の入力方法について説明します。

 - Project 2013, プロジェクト作成の7ステップ, 活用方法 ,

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