Microsoft Projectの使い方の基本がわかる!

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「スケジュールが勝手に調整されてしまう」Microsoft Projectのよくある誤解2

   

まず大前提として、Microsoft Projectはプロジェクトマネジメント(以後PM)ツールであるということは認識しておく必要があります。そんなこと当たり前じゃないかと思われる人もいるかもしれませんが、案外単なるスケジューラーとして使っている人も多いようです。

ガントチャートを描くための目的で使っている場合に、この誤解が生じやすいようです。

私もMicrosoft Projectには使いにくいところがあること自体は否定しません。一方で、PMツールには、PMの方法論という約束事がもともと存在しているのも事実です。したがって、それを無視して使い勝手だけを云々するのは少し無理があるように思います。

例を挙げると、クリティカルパスメソッドについての理解があります。

Microsoft Projectは 、これを用いてプロジェクトのスケジュール計算を行います。そのためタスク同士に依存関係を設定することによって、プロジェクトにおけるもっとも長いタスクの実行経路を算出します。

これがクリティカルパスと呼ばれます。

このクリティカルパス上にあるタスクの実行に必要となる期間は、プロジェクトの期間と等しくなります。

したがって、クリティカルパス上のタスクに遅延が発生することは、プロジェクトが遅延することを意味します。そのため、クリティカルパス上のタスクをうまくマネジメントすることが重要です。

プロジェクトが開始されたら、これらのタスクに実際に着手した日や完了した日を実績として入力します。それが元の計画と異なっていれば、それに合わせてタスクは変更されることになります。

このように特定のタスクが変更された結果、依存関係で結ばれている、その後に実行されるタスクの予定も変更されていきます。なぜならクリティカルパスメソッドによって、常にスケジュールを計算しているからです。

これが「スケジュールが勝手に調整されてしまう」と感じる理由です。

実際、タスクの実施状況に基づいて、プロジェクトは変化していきます。現在の計画は、その変化している状況をそのまま表しているとも言えます。

したがって、PMの観点からは、現状がどうなっているのかを把握して、その上でどのような対策を行うのか決める必要があります。

このように現在の計画は実績の入力にともなって変化していくため、計画が完成した時点でその計画を保存しておく必要があるのです。

元の計画を「基準計画」として保存し、現状を表す現在計画と比較することで、プロジェクトの状況を把握することができます。

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